Personalbestellungen sind ein wichtiges Dokument, das gemäß den festgelegten Regeln und Anforderungen ausgestellt werden muss. Sie sind das wichtigste Instrument des Personalmanagements und dienen dazu, den rechtlichen Status der Mitarbeiter zu fixieren. Die ordnungsgemäße Ausführung von Aufträgen hilft, mögliche Probleme und Streitigkeiten in der Zukunft zu vermeiden und stellt sicher, dass die Informationen für die spätere Verwendung im Archiv sicher sind.
In diesem Artikel werden wir die Reihenfolge der Bestellung von Personalbestellungen für die Archivierung betrachten, ein Beispiel geben und Empfehlungen für ihre Erstellung geben.
Der erste Schritt bei der Bestellung besteht darin, seinen Titel zu formulieren, der seinen Inhalt klar widerspiegeln sollte. In der Überschrift müssen Sie den Namen der Organisation, das Datum, die Nummer und die Beschreibung der Bestellung angeben. Dies vereinfacht die Suche und Klassifizierung im Archiv. Die Überschrift sollte außerdem einen Link zu einem Dokument enthalten, das die Grundlage für die Erteilung dieser Bestellung enthält. Dies kann ein Hinweis auf das entsprechende Gesetz, ein Dekret, eine Anweisung des Managements usw. sein.
Es folgt ein beschreibender Teil der Bestellung, der alle notwendigen Informationen über den Mitarbeiter, seine Position, seinen Arbeitsplatz und andere wichtige Parameter enthält. In diesem Teil sollten Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters, sein Geburtsdatum, seine Staatsangehörigkeit, Passdaten und das Arbeitsbuch angeben. Darüber hinaus müssen alle verfügbaren Informationen über die vorherige Berufserfahrung sowie den Dienst in der Armee angegeben werden (falls vorhanden).
Die Erledigung der Bestellungen nach dem Personal
Bei der Erledigung der Bestellung nach dem Personal muss man einer bestimmten Struktur und den Grundsätzen folgen:
| 1. Überschrift | Der Titel einer Bestellung enthält den Typ der Bestellung (z. B. "Personalbestellung"), die Nummer und das Datum der Erstellung. Der Titel sollte hervorgehoben und am oberen Rand des Dokuments platziert werden. |
| 2. Objekt der Bestellung | Das Objekt der Bestellung ist ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, für die eine Entscheidung getroffen wird oder deren Status oder Arbeitsbedingungen geändert werden. In diesem Abschnitt sollten Sie den Nachnamen, den Vornamen und den Vatersnamen des Mitarbeiters sowie dessen Position oder Abteilung angeben. |
| 3. Grund | Die Grundlage des Befehls zeigt den Grund für die Entscheidung an. Es kann einen Verweis auf ein Dokument geben (z. B. einen Arbeitsvertrag) oder auf bestimmte Umstände (z. B. eine Erhöhung aufgrund der Ergebnisse der Zertifizierung). |
| 4. Die Entscheidung | Die Entscheidung der Bestellung enthält die Entscheidung selbst, die nach dem Auftragsobjekt getroffen wird. Dies kann beispielsweise eine Beförderung, eine Änderung der Arbeitsbedingungen, eine disziplinarische Haftung usw. sein. |
| 5. Unterschriften | Der Auftrag muss vom Leiter der Organisation sowie von der Person, die für die Personaldokumentation zuständig ist, unterzeichnet werden. Die Unterschriften sollten am unteren Rand des Dokuments platziert werden, wobei die Position und der Name des Unterzeichners angegeben werden. |
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Felder der Bestellung korrekt ausgefüllt sind und eine klare und eindeutige Sprache verwendet wird. Falls gewünscht, können Sie zusätzliche Abschnitte oder Verfeinerungen verwenden, abhängig von den Besonderheiten des Unternehmens oder von Änderungen in der Personalstruktur.
Der Prozess der Archivierung von Aufträgen: Empfehlungen und Muster
- Führen Sie eine Vorauswahl durch. Bevor Sie mit der Übergabe von Aufträgen in das Archiv beginnen, müssen Sie die Dokumente vorab auswählen. Wählen Sie nur die Befehle aus, die für die Person relevant sind und rechtskräftig sind. Schließen Sie Aufträge aus, die bereits zuvor archiviert wurden oder vorübergehend sind.
- Überprüfen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Dokumentation. Stellen Sie sicher, dass jedes Dokument die vollständigen und korrekten Informationen enthält, bevor Sie Aufträge an das Archiv übergeben. Stellen Sie sicher, dass jede Bestellung die Nummer, das Datum, den Namen und die Unterschrift der Person enthält, die die Bestellung ausgestellt hat. Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen und Ergänzungen vor.
- Ordnen Sie die Befehle an. Ordnen Sie die Aufträge in logischer Reihenfolge an und ordnen Sie sie nach Datum an. Es wird empfohlen, ein Nummerierungssystem zu verwenden, um eine einfache Suche nach der gewünschten Bestellung zu ermöglichen.
- Schreiben Sie eine Liste der Befehle. Um die Suche und Buchhaltung von Aufträgen zu erleichtern, erstellen Sie ein Verzeichnis, in dem alle zu übergebenden Dokumente aufgeführt sind. Das Inventar sollte Informationen über die Nummer, das Datum, den Namen und den Inhalt jeder Bestellung enthalten. Geben Sie auch einen Speicherort für die Dokumente im Archiv an.
- Packen Sie die Befehle ein. Die Art und Weise, wie Bestellungen im Archiv verpackt werden, kann von den örtlichen Vorschriften und Anforderungen abhängen. Es wird jedoch empfohlen, Plastikordner oder Ordner mit transparenten Taschen zu verwenden, um den Schutz und die einfache Suche nach Dokumenten zu gewährleisten.
- Geben Sie die Befehle an das Archiv weiter. Nachdem Sie alle vorherigen Schritte ausgeführt haben, übertragen Sie die Befehle an das Archiv. Wenden Sie sich an die verantwortliche Person oder den Archivdienst, um die Vorgehensweise für die Übergabe der Dokumente zu erfahren. Geben Sie bei Bedarf eine Liste der Bestellungen an und klären Sie, welche Informationen Sie für die Eintragung in die Archivdatenbank hinterlassen müssen.
Beispiel für die Erledigung von Aufträgen zur Archivierung:
- Bestellnummer: 123
- Bestelldatum: 01.01.2025
- Auftragsname: Genehmigung des Personalzeitplans
- Inhalt der Bestellung: Gemäß dem genehmigten Personalplan ändern Sie die Position eines Mitarbeiters von Ivanov I.I. von der Position "Ingenieur" zur Position "leitender Ingenieur".
- Unterschrift: Ivanov I.I.
Wie man eine Bestellung nach Personal macht: Die Grundregeln
1. Formatierung und Struktur
Der Personalauftrag muss in Übereinstimmung mit den Standardanforderungen für die Gestaltung offizieller Dokumente erteilt werden. Es sollte die Überschrift "Bestellung" haben und das Datum angeben, an dem es erstellt wurde. Das nächste Element der Bestellung sollte ein "Artikel" sein, der die wichtigsten Bestimmungen, den Zweck und die Gründe für die Erstellung der Bestellung angibt.
2. Klare und genaue Darstellung
Bei der Erstellung eines Befehls sollte besonders auf die genaue und klare Darstellung der Informationen geachtet werden. Die Namen, Vornamen und Vatersnamen der Mitarbeiter sowie ihre Positionen und Abteilungen müssen angegeben werden. Alle Daten müssen aktuell sein und der Realität entsprechen.
3. Gleicher Inhalt und Format
Alle Bestellungen müssen den gleichen Inhalt und das gleiche Format haben. Es ist nicht möglich, die Struktur zu ändern oder die Texte von Aufträgen nach eigenem Ermessen zu bearbeiten. Dies wird dazu beitragen, die Konsistenz bei der Gestaltung von Dokumenten zu erhalten und mögliche Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.
4. Termineinhaltung
Die personellen Anordnungen sollten innerhalb der vorgeschriebenen Frist erstellt und genehmigt werden. Es ist wichtig, rechtzeitig zu handeln, um Verspätungen und Verzögerungen zu vermeiden. Es lohnt sich auch, die Gültigkeitsdauer einer Bestellung anzugeben, wenn sie einen Tag überschreiten oder Zeitlimits haben.
5. Einheitlichkeit der Aufträge
Bei der Erstellung von Aufträgen sollte die Einheitlichkeit in Design und Inhalt eingehalten werden. Alle Aufträge müssen die gleiche Struktur und Position haben, damit die Mitarbeiter ihren Inhalt und ihre Ausführung schnell verstehen können. Dies wird helfen, Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden.
Durch die Einhaltung der Grundregeln für die Erstellung von Personalaufträgen können Sie eine effektive Kommunikation zwischen dem Management und den Untergebenen sicherstellen und eine klarere Ausführung von Aufträgen erreichen.
